Topdesk effectief inzetten met chatGPT

Bent u klaar om het maximale uit uw servicedesk oplossing Topdesk te halen? Als experts in het functioneel applicatiebeheer met branchekennis hebben wij tevens uitgebreide kennis en ervaring van diverse servicedesk applicaties opgebouwd. Onze consultants richten zich op het stroomlijnen van beheerprocessen, zodat uw medewerkers efficiënt en effectief door kunnen werken in het primaire proces. We realiseren dit veelal met standaard servicedesk oplossingen zoals Topdesk en begrijpen als geen ander wat er nodig is om Topdesk in te richten en volledig af te stemmen op uw specifieke behoefte. Dit omvat onder andere het implementeren en aansluiten op ITIL-processen, het ontwikkelen van kennisitems, service requests en het automatiseren van veelvoorkomende handelingen met behulp van actiereeksen.

💡 Een innovatief idee: AI-ondersteunde kennisbank 💡
Dit laatste is een volgende ontwikkeling op onze (FAAS) dienst. We hebben gezien dat heel veel data over service te standaardiseren is en door onze consultants wordt toegevoegd aan de bekende kennisbank. We maken hier zelf gebruik van, kunnen zo snel nieuwe medewerkers inwerken en gebruikers bij onze klanten nog sneller helpen. We gaan daarom nog een stap verder en zijn partner geworden van Microsoft. Wij hebben inmiddels toegang tot het laatste ontwikkel en leermodel van ChatGPT. Dit betekent dat we ChatGPT vullen met specifieke historische servicedata en feitelijk ChatGPT functioneel applicatiebeheer met branchekennis leren voor diverse toepassingen.

We leren ChatGPT functioneel applicatiebeheer

Als onderdeel van onze voortdurende inspanningen om te innoveren, werken we aan de integratie van ChatGPT, om in dit proces, verbanden te zien, te leren en meer vraagstukken af te handelen in minder tijd via ChatGPT. Deze ontwikkeling stelt uw gebruikers ook in staat om snel zelf antwoorden te vinden op eerder gestelde vragen en verhoogd de klanttevredenheid van uw interne organisatie. Resultaat is dat er minder service verzoeken worden geregistreerd en meer tijd overblijft en focus is voor complexe vraagstukken. Een krachtige combinatie waarbij in deze tijd van personeelstekort extra capaciteit wordt gecreëerd en U ons alleen betaald als u ons echt nodig heeft. Dat zorgt ook nog eens voor een flinke kostenbesparing.

🌟 Prof-IT4all: Uw betrouwbare partner 🌟
Met Prof-IT4all als uw partner voor functioneel applicatiebeheer kunt u dus ook rekenen op deskundige inrichting, en het nog effectiever inzetten van Topdesk voor uw specifieke organisatie. Onze toegewijde experts staan klaar om u te ondersteunen. We kijken ernaar uit om met u samen te werken.

✉️ Neem vandaag nog contact met ons op! ✉️
Wilt u meer weten over hoe Prof-IT4all uw organisatie kan ondersteunen met Functioneel applicatiebeheer as a service? Neem dan contact met ons op. 

Inhuurkanaal woningcorporaties kan ook digitaal

Is fysieke bemiddeling en selectie nog wel nodig? Voor specifieke functies wel. Maar kan het via een inhuurkanaal en digitaal. Niet alleen voor ICT functies maar ook voor alle overige functies bij Woningcorporaties. Zal Brussel binnenkort eisen dat de Woningcorporaties onder de Europese aanbestedingsplicht gaat vallen. 

In de (rijks) overheid is het al gebruikelijk dat het inhuurproces wordt geregeld via een dynamisch aankoopsysteem ofwel DAS. Vraag en aanbod wordt samen gebracht in een portaal en de uitvraag en de voorselectie van kandidaten wordt digitaal afgehandeld. Het enige dat nog fysiek wordt ingevuld zijn de laatste kennismakings- en selectiegesprekken. Vervolgens worden de opdracht, het contract, de uren en de facturen geregeld via het portaal. Wij hebben dit gerealiseerd met als resultaat CorpoMatch, het inhuurportaal voor Woningcorporaties.

Iedere Woningcorporatie kan de tijdelijke inhuur voor elk functieprofiel, advies- of consultancyopdracht plaatsen op ons inhuurportaal. Iedere leverancier of zzp’er kan zich vervolgens digitaal inschrijven en kwalificeren voor deze opdracht. De Woningcorporatie kan vervolgens kiezen uit de beste kandidaten en alles wordt verder geregeld via CorpoMatch.

De voorkant staat bovendien los van de achterkant. M.a.w. u kunt het ook in uw eigen huisstijl binnen een samenwerking van Woningcorporaties voor al uw inhuur, advies of inkoopopdrachten gebruiken of het inhuurportaal in uw eigen website gebruiken, ook als u geen woningcorporatie bent trouwens. Maar dit terzijde.

Speel alvast in op de mogelijke aanbestedingswetgeving. Een digitaal kanaal naast uw gebruikelijke inhuurkanalen. Met meer inkoopvoordelen aangezien de bedrijfskolom wordt ingekort met minder tussenschakels, een transparante vaste tussenmarge wordt gehanteerd en de doorlooptijd van uw inhuurproces wordt verkort. Kortom goedkoper en sneller.

Onder de streep is het resultaat hetzelfde: dat uw tijdelijke functie of inhuuropdracht wordt ingevuld. Vraag nu ook een account aan voor uzelf of een collega en plaats uw inhuuropdrachten op CorpoMatch.

In je SAS met BInqcs

In de praktijk zijn de BI en rapportage oplossingen in de laatste 10 jaar weinig veranderd. Rapportagevraagstukken zijn nog steeds tijdrovende invuloefeningen, niet routinematig en te complex. Helaas komen de rapporten nog niet met één druk op de knop uit uw systeem. Het effect is dat bestanden zich verspreiden door de gehele organisatie en gebruikers zelf aan de slag gaan met Excel of met een reportgenerator die voor een eindgebruiker te ingewikkeld is. Het resultaat is wildgroei, verschillende interpretaties van de waarheid en de kans op fouten en niet voldoet aan de verwachting. Dit is geen probleem. We hebben dit opgelost met BInqcs.

We hebben rapportages simpel en toegankelijk gemaakt voor iedereen. U kunt uw rapportages dynamisch beschikbaar stellen en snel inzichten krijgen in uw bedrijf. Wij hebben daarvoor ons rapportageportaal BInqcs gemaakt a la Netflix maar dan voor uw informatievoorziening. BInqcs is bron onafhankelijk en uw data blijft veilig en centraal op één plek.

Het voordeel hiervan is dat u altijd, overal via ieder device dezelfde rapportages en data kunt bedienen. BInqcs geeft inzicht in uw bedrijf, is standaard, schaalbaar, en klaar voor de toekomst. Kom eens kijken en vraag eens een demo aan. Dat kan gewoon on-line.

PowerBI gratis?

Wanneer je gebruik maakt van Microsoft365, dan krijg je PowerBI gratis. Deze versie is alleen voor eigen gebruik. Je kan je gegevens niet delen met anderen en je bent beperkt tot 1 GB aan opslag per user. Wil je gegevens met andere gebruikers delen, meer capaciteit, gebruik maken van autorisatie en een dashboard delen dan heb je PowerBI Pro nodig. Deze versie kost € 8,40 per user per maand, maar dan ben je beperkt tot de opslag van 10 GB data en de verwerking van 1 GB per gegevens set per user. Ook zijn er nog enkele (onverwachte) praktische beperkingen. Uiteraard zijn deze op te heffen door een extra toeslag te betalen.

Als je bedenkt dat een gemiddeld ERP en (deel) applicatie landschap in een bedrijf al snel meer als 10 GB data opslag kent en dat de verwerking van een dataset van 1 GB per gebruiker niks is, dan loop je met PowerBI al snel tegen beperkingen aan. Om het bovenstaande op te lossen moet je overstappen naar PowerBI premium en betaal je € 4212,30 per maand. Bekijk eens de prijzen en features bij Microsoft.

PowerBI wordt aangeboden in een public cloud en maakt daarbij gebruik van gedeelde servers en capaciteit voor je analyses en berekeningen. Je weet dus niet waar je gegevens worden opgeslagen en er is geen keuze om dit op een andere locatie neer te zetten, tenzij u meer betaald. PowerBI is decentraal opgezet en het is de vraag of uw bedrijfskritische datasets, in een openbare cloud wilt delen als u geen enkel zicht hebt over uw datasets en of de veiligheid wel gegarandeerd is. Tenslotte heeft Microsoft365 een back-up periode die standaard 30 dagen is. Eigenlijk is dit toch wel tricky maar als je betaald dan is alles op te lossen. Een mooi spreekwoord is hier van toepassing “Bezint eer ge begint.“

BI tools zijn niet gratis. Het zijn hulpmiddelen met een bepaald doel. Steeds vaker zien we ook dat er meer verschillende rapportage tools worden ingezet binnen een bedrijf op basis van ieder zijn eigen unieke eigenschappen, behoefte en de aanwezige kennis zoals bijvoorbeeld SAS, Qlikview of Excel. Dat is prima, het nadeel is echter dat alleen de specifieke groep of afdeling ze gebruikt of er mee om kan gaan.

Investeer daarom in een centraal punt waar al uw rapportages samen komen, zoals met onze rapportage oplossing BInqcs . Uw gebruikers kunnen zonder kennis van de tool overal en altijd op één plek de rapporten bedienen die ze nodig hebben, zonder de data verplaatste wordt. Een rapportageportaal a la Netflix maar dan voor uw informatievoorziening. M.a.w. focus u niet op de tool, maar investeer in centrale rapportage oplossing, zonder beperkingen in data of gebruikers, maar met de power van BI. Niet gratis wel goedkoper. Kom eens kijken fysiek of on-line naar ons rapportageportaal BInqcs.

Experts voor uw migratie Dynamics Empire

Onze consultants worden ingezet in diverse projecten voor de migratie naar, en het effectiever inzetten van Dynamics Empire van Cegeka-dsa. We zijn betrokken bij (her)inrichting, testen, conversies en applicatiebeheer van zowel de huidige als de nieuwe omgeving. Bovendien worden we ingezet voor het beheer en de ontwikkeling van uw rapportages in MS Reporting Services en (RDLC) rapport- en brievensjablonen, Wordlink en MS-Office.

Vanzelfsprekend kunt u verder denken aan releasebegeleiding voor R19, R20, R21 en verder. Bij enkele klanten zijn we bezig met de workflow en ontsluiting van alle documenten in bijvoorbeeld deelapplicaties als Empire DMS of een externe DMS als Diskis, ShareworX en E-content. Dit alles is bekend terrein voor Prof-IT4all.

16 klanten begeleid Prof-IT4all voor en na de migratie Dynamics Empire

Na woningcorporaties Welbions, Zayaz, Mitros, Wonen Zuid, Eigen Haard, Servatius, Lefier, Portaal, WonenBreburg, Havensteder, TBV Wonen, De Woonplaats, Woonwenz, ZVH, Elan Wonen, Volkshuisvesting Arnhem en Casade alweer de 16e Cegeka klant die kiest voor de diensten van Prof-IT4all. We verzorgen implementatiebegeleiding voor, tijdens en na de implementatie van Dynamics Empire.

Zoekt u ook een consultant voor uw conversie, applicatiebeheer of migratie met kennis van Wordlink, MS Reporting Services, DISKIS, ERP Dynamics Empire of andere ERP en of (deel) applicaties. Bekijk onze diensten en wat we nog meer doen of zoek contact met ons.

Uw data is uw nieuwe goud

Inzicht in uw data is inzicht in uw bedrijf. Uw organisaties zal de komende jaren verder digitaliseren. Informatiestromen, werkprocessen en dienstverlening gaan steeds meer digitaal en self service on-line plaatsvinden. Kortom Uw data is uw nieuwe goud. Is uw data wel actueel en correct? Voorkom het risico op verkeerde besluitvorming. Jeroen Kop, directeur van Prof-IT4all, legt uit hoe u dit kan bereiken:

Datakwaliteit, koester uw data en investeer in datakwaliteit

“Samen kunnen wij uw organisatie helpen de kwaliteit van uw data te verbeteren. Voor elke één procent aan datavervuiling stijgen de operationele kosten met tien procent! Verkeerde incasso’s, aanmaningen, taxaties, inspecties en werkopdrachten kunnen leiden tot extra hersteloperaties en het risico op verkeerde informatievoorziening.” Genoeg reden om hier in te investeren. Wij helpen u dit graag voorkomen. Een eerste scan via onze datakwaliteit as a service.

Data-verrijking, vergroot uw inzicht in uw data en in uw bedrijf,

De parallel tussen de #AVG en uw virusscanner

U vraagt zich vast af wat hebben deze twee begrippen met elkaar te maken. Alles en ook weer niks natuurlijk. Als je met Google zoekt op AVG komt als eerste de virusscanner naar voren. Kijkt u verder dan komt u bij de Algemene Verordening Gegevensbescherming of AVG. De AVG stelt richtlijnen aan de privacy en de organisatie van uw informatie en databeveiliging.

De virusscanner is onderdeel van uw beveiligingsbeleid en zorgt dat uw data beschermd wordt tegen inbreuk van derden. De essentie van de AVG is terug te voeren naar de wettelijke grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens. De overeenkomst tussen beiden is uw data.

Maak inzichtelijk welke persoonsgegevens worden gebruikt.

Leg vast met welk doel de persoonsgegevens worden verwerkt, waar ze worden opgeslagen en wie er toegang toe heeft. Inventariseer aan wie uw onderneming de persoonsgegevens doorgeeft. Denk hier aan de bekende Excel lijstjes die u verstuurt. Gegevens die via uw website of klantportaal worden verwerkt, moeten bijvoorbeeld voorzien zijn van datum, bron en in welke applicatie ze worden verwerkt en hoe lang u de gegevens bewaart. De bewaartermijn.

Kijk naar bewaartermijnen van al uw data en documenten.

Per categorie gelden verschillende bewaartermijnen. Mocht de data niet meer nodig zijn, dan moet u deze per direct verwijderen. Betalingsgegevens, rekeningnummer enz.. van klanten na het einde het contract mogen nog maar 2 jaar bewaard worden. Denk aan uw DMS en ingescande documenten die u op deze criteria moet kunnen zoeken of juist nu moet verwijderen. Ook uit uw back-up.

Beoordeel de opslag van uw persoonsgegevens en data binnen de EU

Beoordeel uw applicaties en inventariseer waar uw data wordt opgeslagen. Staat de data bij u op locatie of in een private of public cloud. Uw data in de cloud moet in de EU staan. Let hier op bij uw public cloud zoals Dropbox, Onedrive en I-Cloud. Bedenk dat een eventuele rechtszaak mogelijk wordt afgehandeld in het Europese land van deze cloud. Dit is niet altijd in uw belang. Breng uw data onder bij een Nederlandse cloud/datacentrum.

AVG voor iedere organisatie van toepassing

Afhankelijk van de omvang en soort organisatie moet u deze zaken vastleggen en continue beheren in een verwerkingsregister voor accountability. Dit is niet voor iedereen van toepassing maar of u nu een MKB bedrijf of overheidsinstelling bent, we moeten allemaal voldoen aan de AVG. Bent u klaar voor de analyse, opschoning en veilige ontsluiting van uw data en documenten over uw klant, of werknemer. Vergeet niet, dit is feitelijk een continue proces. 

Mocht u ondersteuning nodig hebben. Met de ervaring en opgedane kennis van onze specialisten kunnen wij uw data analyseren en de gewenste acties in gang zetten zodat u zonder zorgen blijft voldoen aan de AVG. Zoek contact met één van onze specialisten.

Waarom nog pen en papier?

Bijzonder is dat nog veel mensen gewapend met een pen en papier deelnemen aan een overleg of vergadering. Dit in tegenstelling tot het gebruik van onze smartphones, tablets en ander draagbare media waarbij we vanuit de losse pols lekker vrijuit communiceren en gegevens vastleggen.

Waarom dan toch blijven vasthouden aan de pen en papier?
We zijn steeds meer gewend aan de inzet van mobiele devices en ook in de werksituatie neemt dit in een razend tempo toe. De introductie van digitaal werken met toepassingen als iBabs en @apps via MS Office365 is een goed moment om de fysieke hulpmiddelen als pen en papier eens in de kast te laten liggen.

MS Office365

Microsoft biedt in de Office365 omgeving de meest gangbare toepassingen aan die meerdere keren op verschillende devices geïnstalleerd mogen worden. Denk hierbij aan Word, Excel, PowerPoint, OneNote of PowerBI. Met een goede autorisatie en beveiliging kunt u altijd en overal samenwerken en staat er niets in de weg om digitaal te gaan werken. We bieden onze klanten implementatiebegeleiding en training voor het gebruik van tablets en het effectiever inzetten van functies en toepassingen binnen MS Office365. Recent hebben Woonvizier te Made en Alckmaer voor Wonen te Alkmaar ons ingeschakeld.

iBabs
Een mooi voorbeeld is iBabs. iBabs is voor specifieke ondersteuning bij vergaderingen of frequent overleg om digitaal (of papierloos) te vergaderen. Zo biedt iBabs de mogelijkheid om pdf-documenten te annoteren en aantekeningen met collega’s te delen. Vastleggen acties, taken en besluiten. Uw templates en vergaderstukken voor vergaderingen altijd en overal beschikbaar. In een persoonlijke map of uw DMS zijn documenten al dan niet geautoriseerd op te halen of te delen met anderen. We bieden klanten training en werkplekondersteuning. Recent heeft woonstichting Thuis te Eindhoven ons ingeschakeld voor een opfriscursus.

Vergeet niet de veiligheid, autorisatie en versleutelde opslag van uw gegevens al dan niet in privat cloud in NL. Uiteindelijk gaat het om de mensen in uw organisatie die het gaan gebruiken. Samen bepalen deze ook het succes van digitaal werken en minder pen en papier in uw kantooromgeving.

Wij zorgen bij onze klanten voor het eerste draagvlak, de training en helpen vanzelfsprekend bij de inrichting en beheer van deze toepassingen en tablets. Benieuwd naar de toepassingsmogelijkheden voor uw organisatie? Neem contact op met ons, en wij laten het graag een keer bij u zien.

Prof-IT4all en Mail to Pay

“Een beter incassoresultaat en een hogere klanttevredenheid” Bovenstaande openingsregel komt van de website van Mail to Pay, wel bijzonder, u denk vast dit klopt niet? Is het niet juist het tegenovergestelde?

Nee, dus niet. Een andere methode om de klant te benaderen en vervolgens verschillende mogelijkheden aanbieden om een “te late” factuur of de maandelijkse huur te betalen, worden door de klant bijzonder positief gewaardeerd.

Begeleiding van de klant. Diverse woningcorporaties hebben inmiddels besloten om van Mail to Pay gebruik te maken. Bijvoorbeeld in combinatie met het nieuwe ERP-systeem Tobias AX. Doel meer grip te krijgen op het incassoproces, snel en flexibel te kunnen reageren richting de huurders en om per specifieke klantgroep de mogelijkheid te hebben om deze op een andere toon te benaderen.

Prof-IT4all heeft veel ervaring met de implementatiebegeleiding van ERP en deel applicaties als Mail to Pay. Recent heeft Prof-IT4all voor Vidomes te Delft de inrichting, het opstellen van het proces en de bijbehorende procedures op zich genomen. Daarnaast hebben we ook de eindgebruikers begeleid, geïnstrueerd en voorzien van heldere en complete werkinstructies. Lees de case over Vidomes. Uiteindelijk zal dit leiden tot het terugbrengen van de huurachterstanden met behoud van tevreden klanten.

Benieuwd naar de toepassingsmogelijkheden voor uw organisatie? Neem contact op met ons of als u wilt kennismaken met Prof-IT4all.

Selectie Dynamics Empire in Twente

“De Woonplaats” is een van de drie Twentse corporaties die gezamenlijk een selectietraject hebben doorlopen voor een nieuw primair systeem. Uiteindelijk is daar Dynamics Empire van Cegeka als “winnaar” uit de bus gekomen.

Implementatie & opleiding
Er is voor gekozen om de implementatie van Dynamics Empire in drie opeenvolgende trajecten uit te voeren. “Domijn” als eerste, gevolgd door “Welbions” en tenslotte “De Woonplaats”. Na een gezamenlijke aftrap en een gezamenlijke basis-inrichting ging elke corporatie zelf de specifieke inrichting uitvoeren, maar wel met het gehele implementatieteam. Dit heeft als voordeel dat de teamleden op de hoogte zijn hoe de specifieke processen bij de verschillende corporaties zijn ingericht, en dat men in geval van nood dus over de corporatie heen kan ondersteunen. Prof-IT4all heeft hier voor extra capaciteit gezorgd zowel op de afdeling ICT als op de afdeling DIV voor de implementatie van briefsjablonen en bij het effectiever inzetten van Empire DMS. Lees de case van Prof-IT4all bij De Woonplaats.

De Woonplaats
Na de controles van de eerste en tweede conversie was het tijd de opleiding van de eigen medewerkers ter hand te nemen. “De Woonplaats” heeft ervoor gekozen de Navision-overview training door Cegeka te laten doen en deze later zelf ter hand te nemen. Voor de proces-trainingen werd de training door eigen medewerkers gegeven (alle trainers kregen vooraf een “Train de Trainer” training van Orange8 ). Na een unanieme GO van “De Woonplaats” op 16 juni kon de klant op 19 juni weer optimaal bediend worden. Ook in de nazorg heeft Prof-IT4all een belangrijke rol vervuld en is een langdurige samenwerking ondertussen voortgezet. Lees de blog Prof-IT4all uw expert voor en na implementatie van Dynamics Empire.

Benieuwd naar de toepassingsmogelijkheden voor uw organisatie? Neem anders eens contact op met mij als u wilt kennismaken met Prof-IT4all.

Jan de Wolf
Business Consultant