Welbions migratie DMS Online

Wij ondersteunen Woonstichting Welbions al een lange periode met extra capaciteit bij het functioneel applicatiebeheer. Na de migratie naar de nieuwe release van het ERP Dynamics Empire ondersteunen we Welbions ook dit jaar met de overgang naar het nieuwe DMS Online van ZIG. Binnen het team van medewerkers bij Welbions zorgen onze medewerkers voor extra capaciteit in het kader van diverse activiteiten:

• het dagelijks beheer van Empire DMS
• testcoördinatie, releasebegeleiding DMS Online
• beheer Wordlink brief(sjablonen)
• en coaching en inwerken medewerkers.

Heeft u ook tijdelijk extra capaciteit nodig in verband met verlof, ziekte, uitval, zoek contact met ons.

Experts voor uw migratie Dynamics Empire

Onze consultants worden ingezet in diverse projecten voor de migratie naar, en het effectiever inzetten van Dynamics Empire van Cegeka-dsa. We zijn betrokken bij (her)inrichting, testen, conversies en applicatiebeheer van zowel de huidige als de nieuwe omgeving. Bovendien worden we ingezet voor het beheer en de ontwikkeling van uw rapportages in MS Reporting Services en (RDLC) rapport- en brievensjablonen, Wordlink en MS-Office.

Vanzelfsprekend kunt u verder denken aan releasebegeleiding voor R19, R20, R21 en verder. Bij enkele klanten zijn we bezig met de workflow en ontsluiting van alle documenten in bijvoorbeeld deelapplicaties als Empire DMS of een externe DMS als Diskis, ShareworX en E-content. Dit alles is bekend terrein voor Prof-IT4all.

16 klanten begeleid Prof-IT4all voor en na de migratie Dynamics Empire

Na woningcorporaties Welbions, Zayaz, Mitros, Wonen Zuid, Eigen Haard, Servatius, Lefier, Portaal, WonenBreburg, Havensteder, TBV Wonen, De Woonplaats, Woonwenz, ZVH, Elan Wonen, Volkshuisvesting Arnhem en Casade alweer de 16e Cegeka klant die kiest voor de diensten van Prof-IT4all. We verzorgen implementatiebegeleiding voor, tijdens en na de implementatie van Dynamics Empire.

Zoekt u ook een consultant voor uw conversie, applicatiebeheer of migratie met kennis van Wordlink, MS Reporting Services, DISKIS, ERP Dynamics Empire of andere ERP en of (deel) applicaties. Bekijk onze diensten en wat we nog meer doen of zoek contact met ons.

functioneel beheer TobiasAX

Diverse van onze, inmiddels alweer 15 Tobias AX klanten, zetten ons on-line en via Teams in voor functioneel beheer Tobias AX en het effectiever inzetten en ondersteunen van Tobias AX. De klanten zetten ons dagelijks in voor extra capaciteit bij het functioneel beheer en consultancy binnen diverse processen, en deelapplicaties zoals Correspondentie en het DMS ShareWorx. Het is ook nog groener en we hebben inmiddels een nieuw on-line abonnement hier aan gekoppeld waar onze klanten zeer tevreden over zijn.

Ook op zoek naar een consultant Tobias ax of functioneel beheer en uw ERP Tobias AX of (deel) applicaties. Zoek contact met ons.

De parallel tussen de #AVG en uw virusscanner

U vraagt zich vast af wat hebben deze twee begrippen met elkaar te maken. Alles en ook weer niks natuurlijk. Als je met Google zoekt op AVG komt als eerste de virusscanner naar voren. Kijkt u verder dan komt u bij de Algemene Verordening Gegevensbescherming of AVG. De AVG stelt richtlijnen aan de privacy en de organisatie van uw informatie en databeveiliging.

De virusscanner is onderdeel van uw beveiligingsbeleid en zorgt dat uw data beschermd wordt tegen inbreuk van derden. De essentie van de AVG is terug te voeren naar de wettelijke grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens. De overeenkomst tussen beiden is uw data.

Maak inzichtelijk welke persoonsgegevens worden gebruikt.

Leg vast met welk doel de persoonsgegevens worden verwerkt, waar ze worden opgeslagen en wie er toegang toe heeft. Inventariseer aan wie uw onderneming de persoonsgegevens doorgeeft. Denk hier aan de bekende Excel lijstjes die u verstuurt. Gegevens die via uw website of klantportaal worden verwerkt, moeten bijvoorbeeld voorzien zijn van datum, bron en in welke applicatie ze worden verwerkt en hoe lang u de gegevens bewaart. De bewaartermijn.

Kijk naar bewaartermijnen van al uw data en documenten.

Per categorie gelden verschillende bewaartermijnen. Mocht de data niet meer nodig zijn, dan moet u deze per direct verwijderen. Betalingsgegevens, rekeningnummer enz.. van klanten na het einde het contract mogen nog maar 2 jaar bewaard worden. Denk aan uw DMS en ingescande documenten die u op deze criteria moet kunnen zoeken of juist nu moet verwijderen. Ook uit uw back-up.

Beoordeel de opslag van uw persoonsgegevens en data binnen de EU

Beoordeel uw applicaties en inventariseer waar uw data wordt opgeslagen. Staat de data bij u op locatie of in een private of public cloud. Uw data in de cloud moet in de EU staan. Let hier op bij uw public cloud zoals Dropbox, Onedrive en I-Cloud. Bedenk dat een eventuele rechtszaak mogelijk wordt afgehandeld in het Europese land van deze cloud. Dit is niet altijd in uw belang. Breng uw data onder bij een Nederlandse cloud/datacentrum.

AVG voor iedere organisatie van toepassing

Afhankelijk van de omvang en soort organisatie moet u deze zaken vastleggen en continue beheren in een verwerkingsregister voor accountability. Dit is niet voor iedereen van toepassing maar of u nu een MKB bedrijf of overheidsinstelling bent, we moeten allemaal voldoen aan de AVG. Bent u klaar voor de analyse, opschoning en veilige ontsluiting van uw data en documenten over uw klant, of werknemer. Vergeet niet, dit is feitelijk een continue proces. 

Mocht u ondersteuning nodig hebben. Met de ervaring en opgedane kennis van onze specialisten kunnen wij uw data analyseren en de gewenste acties in gang zetten zodat u zonder zorgen blijft voldoen aan de AVG. Zoek contact met één van onze specialisten.

Effectiever inzetten ShareWorx

Maasdelta heeft ons dit jaar ingeschakeld voor het effectiever inzetten van het DMS ShareWorX binnen haar processen in combinatie met het ERP TobiasAX. We schrijven werkinstructies, verzorgen opleiding, en begeleiden de medewerkers met hun lopende zaken en relevante documenten kunnen gebruiken ter ondersteuning bij de diverse taken in de organisatie. Alles op afstand en on-line via MSTeams.

Wilt u ook uw DMS in combinatie met uw ERP of ShareWorX effectiever inzetten. Zoek contact met ons.

Functioneel beheer ShareWorx

De afgelopen periode zijn we ingezet bij het functioneel beheer en diverse activiteiten voor het effectiever inzetten van het DMS ShareWorx en TobiasAX bij de Goede Woning te Zoetermeer. De Woningcorporatie had extra capaciteit nodig voor de servicedesk en bij de ondersteuning van gebruikers op diverse afdelingen tijdens de vakantieperiode.

Applicatiebeheer Stadgenoot verlengd

Stadgenoot verlengt langdurige samenwerking voor extra capaciteit bij applicatiebeheer in het kader van de overgang naar het nieuwe ERP systeem. Willem Koomen zal vanuit zijn rol als applicatiebeheerder ondersteuning blijven leveren bij de migratie naar TobiasAX, correspondentie en het nieuwe DMS Shareworx voor Stadgenoot.

Heeft u ook hulp of extra capaciteit nodig bij uw applicatiebeheer? Neem contact met ons op en wij helpen u graag verder.

Prof-IT4all verzorgt AVG Quick-Scans

Jan de Wolf is gevraagd om met zijn kennis en ervaring van DISKIS, Empire DMS en MS SQL diverse AVG Quick-scans uit te voeren bij onze klanten. In het kader van wettelijke bewaartermijnen worden we ingezet voor het splitsen, opschonen, opnieuw koppelen en ontsluiten van archief documenten al dan niet in combinatie met het primaire ERP systeem. De volgende woningcorporaties hebben ons al ingezet bij diverse AVG activiteiten:

• Stadgenoot Amsterdam
• Woonzorg Amstelveen
• De Woonplaats Enschede
• De Goede Stede Almere
• Volkshuisvesting Arnhem

Wenst u ook een AVG Quick-Scan uit te voeren? Lees ook onze blog de parallel tussen de #AVG en de virusscanner. Neem contact met ons op en wij helpen u graag verder.